Der Planer erledigt Dinge zu einer festen Zeit für Sie: erinnert Sie oder Kollegen, verbindet einen Anruf, schreibt in einen Chat oder startet eine Konferenz mit einer ganzen Gruppe.
Sie finden ihn im Portal unter CRM → Reminders & Tasks und im Web-Telefon im Reiter Tasks — es ist dieselbe Liste. Die Schaltflächen im Portal sind derzeit englisch beschriftet; hier stehen sie so, wie Sie sie sehen.
Der Kalender
Der Planer öffnet sich als Monatskalender. Ein Tag zeigt bis zu drei Aufgaben; sind es mehr, steht unten links im Tag die Zahl +N.
- Klick auf einen Tag zeigt ihn als kurze Liste: Uhrzeit, Titel, was passiert und für wen.
- Klick auf eine Aufgabe öffnet sie. Eine bereits ausgeführte Aufgabe öffnet sich nur zum Ansehen.
- + neben dem Datum plant eine neue Aufgabe für diesen Tag.
- Die Schalter über dem Kalender — All, Scheduled, Done, Failed, Cancelled — filtern Kalender und Liste.
Eine Aufgabe planen
- Klicken Sie auf Schedule task.
- Geben Sie einen Title ein und wählen Sie When.
- Wählen Sie unter What to do die Aktion (siehe unten) und für wen sie ist.
- Lassen Sie unter Repeat once stehen oder wählen Sie daily, weekly (Tage ankreuzen, z. B. Montag, Dienstag, Mittwoch) oder monthly. Darunter stehen die nächsten Termine ausgeschrieben.
- Klicken Sie auf Schedule.
Fehlt etwas, steht der Grund neben der Schaltfläche.
Was eine Aufgabe kann
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| ⏰ Reminder popup | Ein Fenster erscheint auf dem Bildschirm und eine Chatnachricht kommt an. Bestätigt niemand innerhalb von 5 Minuten, ruft das System an. |
| 📞 Call | Zur festen Zeit klingelt das System beim Anrufer; nach Drücken der 1 verbindet es mit der anderen Person. |
| 💬 Chat message | Eine Nachricht geht an eine Person oder in den Chat einer Gruppe. |
| 🎧 Audio conference / 📹 Group video conference | Die Konferenz startet, alle Eingeladenen bekommen einen Anruf oder eine Einladung. |
Anrufe an eine externe Nummer
Wählen Sie in einer 📞 Call-Aufgabe bei Whom we call die Option An outside number und geben Sie die Nummer mit Landesvorwahl ein. Zuerst klingelt es bei Ihnen; nach der 1 geht der Anruf als normaler ausgehender Anruf Ihrer Nebenstelle hinaus — mit Ihrer Rufnummer, den Grenzen und Preisen Ihres Tarifs.
Wer zur Konferenz eingeladen wird
- Group — alle, die beim Start der Konferenz in der Gruppe sind (Abteilung oder eigene Kontaktgruppe). Wer später hinzukommt, wird auch eingeladen. Leave some out nimmt einzelne Personen heraus.
- Pick by hand — nur die Personen, die Sie auswählen.
Erinnerungsablauf
Unter More: scenario, chat buttons, voice, call text legt Reminder scenario fest, wie hartnäckig das System erinnert:
- Вікно + чат, через 5 хв дзвінок (Fenster + Chat, nach 5 Min. Anruf) — der übliche Ablauf.
- Лише дзвінок (nur Anruf) — sofort ein Anruf, ohne Fenster und Chatnachricht.
Jeder weitere Schritt folgt nur, wenn den vorherigen niemand bestätigt hat.
Eine vergangene Aufgabe wiederholen — Clone
Öffnen Sie eine vergangene Aufgabe im Kalender und klicken Sie auf Clone. Dasselbe Formular öffnet sich vollständig ausgefüllt — Aktion, Personen, Text, Wiederholung — mit der Zeit auf die nächste gleiche Uhrzeit verschoben. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Schedule. Erst dann wird etwas angelegt.
Wie es lief
Der Status neben einer Aufgabe öffnet ihren Verlauf: wer das Fenster bekam, wer die Nachricht las, wer den Anruf annahm — und warum ein Anruf nicht zustande kam (besetzt, keine Antwort, Nummer nicht erreichbar, wegen Guthaben oder Limits nicht erlaubt).
Wer was sieht
- Administratoren und Manager des Unternehmens sehen alle Aufgaben.
- Alle anderen sehen die Aufgaben, an denen sie beteiligt sind, und können nur ihre eigenen ändern und löschen.
Aktualisiert: 19. Oktober 2026